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Preguntas Frecuentes

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¿Cuando una Factura Electrónica es rechazada por la DIAN, se debe anular a través de nota crédito?

No. En la versión de Validación Previa, si la factura no es validada ni aceptada por DIAN, se deben corregir los errores  informados por la DIAN, firmar electrónicamente y trasmitir nuevamente a la DIAN con el mismo número de factura. Se aclara que el número de consecutivo de factura no será consumido para el evento de rechazo.

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¿La factura de contingencia seguiría con una resolución independiente?

La contingencia de factura electrónica cuando sea atribuible al facturador, podrá manejarse con la expedición de facturas de talonario o de papel y su diligenciamiento podrá hacerse utilizando medio cumputacionales, para lo cuales es necesario solicitar los rangos a través de la Autorización de Numeración de Facturación.

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Si una empresa que es actualmente responsable de IVA, pero a partir del próximo año será Gran Contribuyente debido al volumen de facturación, ¿Deberá implementar el modelo de validación previa a partir del 01 enero de 2020?

Deberá implementar el modelo de Validación Previa de acuerdo al Calendario establecido, según su información actual y su actividad económica (CIIU) principal registrada en el RUT.

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Existen empresas en el país que realizan ventas en campo, es decir que con dispositivos móviles y con carros; son productos que venden a las tiendas del país. Hoy en día estas empresas cuentan con plan de datos, otras no y en algunas zonas geográficas del país no se cuenta con cobertura de internet. ¿Cómo sería el modelo de validación previa para este tipo de operaciones que no necesariamente van a tener conectividad a internet en el momento en que entregan la factura a su cliente?.

El no tener acceso a internet podría ser una causal de inconveniente técnico y podría facturar por talonario / papel, una vez tenga conexión a internet, deberá trascribir las factura a XML y enviarla para validación a la DIAN.

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El MINCIT indica 3 días para la aceptación tácita, pero el Ministerio de Salud indica que para las empresas de este sector pueden tener entre 27 hasta 60 días para pronunciarse sobre una factura. ¿Cómo se va a trabajar estas particularidades en el ecosistema de factura electrónica?.

Este es uno de los últimos grupos seleccionados por la DIAN para Facturar Electrónicamente, se están desarrollando mesas de trabajo para evaluar la casuística relacionados al sector salud. Teniendo en cuenta la normativa especifica de este sector.

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¿Cuál es la diferencia entre el acuse de recibo y la aceptación "Explícita o tácita" de la factura?

Acuse de Recibo: el adquirente que reciba una Factura Electrónica en formato electrónico de generación deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de la misma.

Aceptación Expresa: es el mensaje emitido por el adquirente en el cual se obliga a realizar el pago de la factura de manera irrevocable. La aceptación tácita ocurre cuando el adquiriente da acuse de recibo o constancia de recepción de la factura y pasados tres días hábiles no la rechaza, el Código de Comercio, establece que se entiende aceptada de forma irrevocable.

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¿Las empresas que actualmente emiten F.E., dado que ya no será necesaria la responsabilidad 37 o 38 en el RUT deberán realizar algún trámite para retirarla?

El RUT será actualizado de oficio de forma automática en la fecha que lo indique cada usuario finalizadas las pruebas de habilitación, con el código de responsabilidad 52.

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¿Cómo aplica Validación Previa en el sector de parqueaderos o aquellos establecimientos que emiten facturas tipo POS?

Generalmente, en los parqueaderos públicos o aquellos establecimientos que utilizan sistemas POS, se expide documento equivalente o tiquete de maquina registradora POS, pero de igual forma deben tener la posibilidad de expedir factura de venta cuando su cliente lo solicite y esta deberá ser electrónica si ya esta en la obligación.

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Si un oferente está realizando Facturas Electrónicas con un XML correcto, pero la representación gráfica tiene un error e incumple algún requisito del artículo 617 del Estatuto Tributario, ¿Se deben anular ante la DIAN los XML sabiendo que están correctos o prima el XML y no hay problema que la representación gráfica tenga esa inconsistencia?.

Para la DIAN la factura electrónica es el XML firmado y validado por la entidad. La representación grafica es una forma de visualización de la factura, pero no es la factura, y debe coincidir con el XML.

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¿Cuál fecha tomó si aparezco en el numeral 1 por actividad, pero también en el numeral 2 como gran contribuyente?

Prima la responsabilidad tributaria registrada en la casilla 53 del RUT, frente a la actividad económica principal registrada en la casilla 46, por lo tanto aplica la fecha establecida para los grandes contribuyentes.

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En el caso de las empresas de servicios públicos que no cuentan con la información de los adquirentes, ¿De qué manera la DIAN va a organizar la información que envían estas empresas y cómo pueden ingresar la información en la Factura Electrónica si no se cuenta con la información real del receptor de la factura?

El recibo de servicio públicos es un documentos equivalente, que también puede convertirse en factura electrónica, caso en el cual no requiere identificar al adquirente de los bienes y/o servicios, pero deberá cumplir con los demás requisitos.

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Se ha evidenciado el caso de ERP aliados con Proveedores Tecnológicos que impiden la interoperabilidad (amarrando información del contribuyente).

Estos casos deben ser denunciados ante la Super intendencia de Industria y Comercio para que sean sancionados. Se agradece denunciar, puede hacerlo incluso de forma anónima.

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¿Cuáles serán las causales para emisión de nota crédito y/o débito?

Para la versión del Decreto 2242 de 2015 artículo 3 parágrafo 3 «Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente. Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2 de este artículo». Para la versión de Validación Previa se prevé que se debe generar la nota si únicamente está asociada a una Factura Electrónica validada por la DIAN.

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¿La DIAN otorga factura como medio probatorio?

Un juez autorizado puede consultar la Factura Electrónica, verificar si esta tuvo aceptación tácita o explícita; los jueces podrán acceder directamente a la DIAN.

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¿Cual es el tiempo estimado en que tardará el sistema en realizar las validaciones?

El proceso de validación se hace en línea en fracciones de segundo.

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Sanciones por evadir la implementación de factura electrónica

  1. Las sanciones aplicables son expresas en el Articulo 651 del estatuto tributario, en el que indica que será aplicada una multa que no superara quince mil unidades de valor tributario (15.000 UVT).
  2. El establecimiento comercial sera sellado por 3 días mediante la imposición del sello oficial con la leyenda «CERRADO POR EVASIÓN».

A TENER EN CUENTA

Como lo indica el Articulo 657; El establecimiento comercial puede evitar su clausura por un termino de 3 días si se es pagada una multa que puede llegar por un valor del 30% de los ingresos operacionales del mes anterior a la fecha en la que ocurrió el hecho sancionable.

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