Los documentos electrónicos DIAN hacen referencia a los documentos generados y transmitidos de manera electrónica ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en Colombia. La DIAN es la entidad encargada de la administración tributaria y aduanera en el país.

Los documentos electrónicos DIAN se utilizan para cumplir con las obligaciones tributarias y aduaneras, como la presentación de declaraciones de impuestos, la emisión de facturas electrónicas, la realización de trámites aduaneros, entre otros. Estos documentos se generan y transmiten en formato electrónico, utilizando estándares y formatos definidos por la DIAN.

Algunos de los documentos electrónicos DIAN más comunes son:

Factura electrónica de Venta: Documento que respalda la venta de bienes y servicios, emitido y transmitido de manera electrónica.

Nomina Electrónica: Debe contener información detallada sobre los empleados, los salarios, las prestaciones sociales, las deducciones y los impuestos retenidos.

Documento soporte para no obligados a emitir factura electrónica: es un comprobante de venta que respalda las operaciones realizadas por contribuyentes no obligados a emitir factura electrónica. Puede debe ser generado electrónicamente cumpliendo con los requisitos establecidos por la DIAN..

Eventos Radian: Documento que registra las operaciones de compra realizadas a no obligados a expedir facturación electrónica, para efectos tributarios.

Estos documentos electrónicos DIAN tienen validez legal y se utilizan para facilitar y agilizar los procesos administrativos, mejorar el control tributario y combatir la evasión fiscal.

ALGUNAS DEFINICIONES: 

¿Qué es la factura electrónica?

Partiendo de la definición de la factura de venta, siendo esta un soporte fiscal y comercial en donde se refleja la información de compraventa, describiendo en detalle los productos y/o servicios  prestados y recibidos, los valores generados y los impuestos aplicados.

Teniendo en cuenta lo anterior, la FACTURA ELECTRÓNICA se basada es esta definición en donde su soporte ya no es un documento en papel sino que se convierte en un documento digital, en el que se transmite en línea a través de internet al adquiriente y a la DIAN, al momento de generarse.

Este documento es soportado por un marco legal que la rodea, utilizando mecanismos digitales que la aseguran.

Características de la facturación electrónica

  • Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en condiciones que ésta señale.
  • Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Tributario.
  • Incluir Firma digital o electrónica (garantiza la idoneidad de la factura).
  • Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
  • La representación grafica debe contener el código QR (el cual debe contener información de la factura y el código CUFE).
  • Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Es más económico implementar la facturación electrónica
  • Fácil acceso y manejabilidad de la información
  • Ahorros importantes (impresión de facturas, archivo, tiempo, mensajería,
    transporte, espacio físico, ETC..
  • Incremento en la productividad
  • Evita limitarse a horarios y días de revisión de facturas
  • Reducción en tiempos operativos.
  • Mayor confiabilidad y seguridad de la información

Proceso Validación Previa

Este proceso indica que ahora al momento de generar la factura debe llegar primero a la DIAN, esta entidad deberá hacer una validación del documento, después de ello debe entregar una respuesta favorable o no favorable sobre el mismo, después de este proceso ahí si se entrega al adquiriente la factura electrónica. Solo en caso de presentarse contingencia por parte de la DIAN el proveedor tecnológico podrá entregar de manera directa al cliente.

 

Mas información sobre documentos electrónicos los encontrarás en el siguiente enlace: ¡Bienvenido al Sistema de Factura Electrónica! (dian.gov.co)